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Exploiter ses listes de données (bases de données)

Optimiser l'analyse sur ses listes de données

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910 €

Optimiser l'analyse sur ses listes de données

Josselin
Balde

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Objectifs de la formation

  • Savoir exploiter au mieux une liste de données en utilisant les tris, les filtres, la mise en forme conditionnelle, en générant des sous-totaux, en restreignant la saisie dans les cellules, en gérant l’affichage de la liste sur son écran ou en paramétrant l’impression.

Présentation de la formation

Programme :

1. Découvrir les règles de base

  • Rappels essentiels de conception et d’exploitation (champs, lignes, colonnes, raccourcis...)
  • Convertir la liste de données sous forme de tableau extensible

2. Trier et filtrer

  • Trier sur une colonne, sur plusieurs colonnes
  • Filtrer en sélectionnant les données
  • Utiliser les filtres textuels, les filtres numériques, les filtres chronologiques
  • Découvrir les segments (à partir de la version 2013)
  • Découvrir les possibilités du filtre avancé (extraction des données selon des critères précis)

3. Analyser les données

  • Utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre certaines données en évidence :
  • Utiliser la surbrillance, les barres de données, les nuances de couleurs, les icônes
  • Définir ses propres critères de mise en forme, les modifier et les supprimer
  • Utiliser la mise en forme conditionnelle comme critère de tri ou/et de filtre

4. Calculer les sous-totaux

  • Découvrir les fonctions SOMME.SI, SOMME.SI.ENS, MOYENNE.SI, MOYENNE.SI.ENS, NB.SI…
  • Créer des listes déroulantes pour optimiser la sélection des choix de sous-totaux

5. Guider et restreindre la saisie dans la liste de données

  • Installer et utiliser l’outil formulaire
  • Protéger la feuille, protéger le classeur, autoriser la modification de plages
  • Comprendre la validation des données :
    • Restreindre la saisie à une plage de nombres, une longueur de texte…
    • Générer des listes déroulantes de choix (découvrir les options proposées)
    • Visualiser les données non valides (non prévues dans la restriction mais autorisées)

6. Gérer l’affichage

  • Masquer ou grouper les colonnes (ou les lignes)
  • Figer certaines lignes ou colonnes (comprendre l’intérêt de la mise sous forme de tableau)
  • Fractionner la liste

7. Paramétrer l’impression

  • Ajuster toutes les colonnes ou toutes les lignes à une page
  • Modifier les marges
  • Imprimer les titres sur chaque page

8. Pour aller plus loin

  • Créer des listes déroulantes en cascades (ex. : par régions, par départements, par villes)
  • Créer des masques de saisie (ex. : n’autoriser que les majuscules ou imposer le symbole @)
  • Insérer des formules dans la mise en forme conditionnelle
  • Découvrir l’intérêt du tableau croisé dynamique pour l’affichage et l’analyse

 

Supports pédagogiques :

Je vous propose de travailler directement sur vos propres listes ou bases de données pour que la formation soit sur mesure.

Vous repartirez avec des tutoriels vidéos (de 5 minutes maximum chacun) reprenant un par un les outils abordés pendant la formation. Je crée si nécessaire de nouveaux tutoriels vidéos adaptés à des besoins précis.

Des cas pratiques vous permettrons de tester vos nouvelles connaissances et de vérifier vos acquis.

Domaine Productivité - erp - crm
Public visé Tout utilisateur d'excel qui souhaite exploiter des listes de données
Pré-requis Travailler sur des listes de données
Code CPF Non
Code RNCP Non

Le formateur